Vad är attest?

Attest är ett formellt godkännande där ansvarig person bekräftar att exempelvis en faktura, löneunderlag eller utgift är korrekt och får bokföras och betalas. Att attestera är ett viktigt moment i många administrativa flöden, särskilt i ekonomi- och personalhantering, och kan ske skriftligen eller digitalt.

Därför används attest i företag

Attest är en viktig del av företagets interna kontrollsystem. Syftet är att minska risken för fel, bedrägerier och obehöriga utbetalningar. Det ger också en spårbarhet, där man i efterhand kan se vem som godkänt vad. Utöver kontrollaspekten bidrar attest också till att skapa tydliga beslutsvägar och ansvarsfördelning mellan olika roller i verksamheten.

Vem ansvarar för att attestera?

Vem som har rätt att attestera avgörs internt, ofta av företagets attestpolicy eller delegationsordning. Det är vanligt att chefer eller budgetansvariga har befogenhet att attestera kostnader inom sitt ansvarsområde. I vissa fall krävs det att flera personer godkänner samma dokument, till exempel en projektledare och en ekonomiansvarig (dubbel attest). Attestflöden kan utformas på olika sätt beroende på organisationens behov och struktur. Ansvaret är personligt, vilket betyder att man som attestant måste försäkra sig om att underlaget är korrekt.

Risker vid bristande kontroll

Om ett företag saknar fungerande attestkontroller kan det få allvarliga konsekvenser. Det kan leda till att felaktiga fakturor betalas ut, att interna bedrägerier inte upptäcks eller att ekonomiska beslut fattas utan behörighet. Riskerna ökar i organisationer med oklara ansvarsförhållanden eller bristande systemstöd. Att inte sköta attesteringen korrekt kan leda till att bokföring, redovisning, skatter och avdrag samt andra viktiga ekonomiska flöden blir felaktiga och att företaget gör sig skyldiga till ekobrott.

Vanliga misstag vid attestering

Flera fel återkommer ofta när det gäller attest. Ett vanligt misstag är att personer attesterar slentrianmässigt utan att verkligen kontrollera innehållet. Andra misstag är att attest sker utan att rätt dokumentation finns, eller att obehöriga personer får tillgång till attestfunktionen. Det kan också vara otydligt när och hur attest ska genomföras.

Exempel på misstag:

Attest sker slentrianmässigt utan noggrann kontroll
Fakturor godkänns utan komplett underlag
Obehöriga användare har åtkomst till attestfunktionen
Rutiner för när och hur attest ska göras är otydliga

Digitala verktyg gör det enklare

Digitalisering har effektiviserat attesteringen genom olika mjukvaror och system. Dessa möjliggör automatiserade flöden där dokument skickas till rätt person för granskning direkt. Det minskar risken för fel och fördröjningar, samt gör det enklare att följa upp. Verktygen loggar också alla steg, vilket stärker transparensen.

Vanliga funktioner:

Automatiska flöden baserade på beloppsgränser
Loggning av alla godkännanden
Integration med bokföringssystem
Påminnelser vid utebliven attest

Sök

Länkar

Skattejämkning

Kyrkoskatt

Nettolön

Arbetsgivaravgift

Inkomstskatt